Voorkom vermoeidheid tijdens online vergaderingen

Sinds de pandemie zijn virtuele vergaderingen via platforms zoals Zoom, Microsoft Teams en Google Meet een integraal onderdeel van ons werkleven geworden. Hoewel deze tools ons in staat stellen om verbonden en productief te blijven, zijn er ook nadelen. Veel mensen ervaren wat bekend staat als “Zoom-moeheid” — een gevoel van mentale uitputting na lange uren van videobellen. In dit artikel bespreken we wat digitale vergader moeheid precies is en hoe je deze kunt voorkomen. Hier zijn enkele praktische tips om je energieniveau hoog te houden tijdens virtuele vergaderingen.

Wat is digitale vergader moeheid?

Tegenwoordig vinden niet alle vergaderingen meer plaats op mooie fysieke locaties, zoals in de vergaderruimte Amstelveen. Er zijn nu namelijk ook steeds meer online vergaderingen en daarom horen we steeds meer over digitale vergader moeheid, dit verwijst naar de mentale uitputting die je voelt na een lange dag van virtuele vergaderingen. Dit komt door een combinatie van factoren zoals het voortdurend kijken naar een scherm, het gevoel van altijd “aan” te moeten staan, en het gebrek aan non-verbale signalen die we normaal in face-to-face interacties hebben. De druk om continu gefocust te blijven en het gebrek aan fysieke beweging dragen bij aan deze vorm van vermoeidheid.

1. Beperk de duur van vergaderingen

Een van de belangrijkste oorzaken van Zoom-moeheid is de lengte van virtuele vergaderingen. Lang videobellen kan mentaal vermoeid zijn, vooral als ze elkaar snel opvolgen zonder pauzes.

Hoe voorkom je dit? Stel een limiet in voor de duur van je vergaderingen. Houd vergaderingen bij voorkeur korter dan 45 minuten. Overweeg om in plaats van een standaard uur, 25 of 50 minuten te plannen. Dit geeft deelnemers een paar minuten om op te staan, een glas water te pakken of zich mentaal voor te bereiden op de volgende afspraak.

2. Plan regelmatige pauzes

Een volledige dag van achtereenvolgende virtuele vergaderingen kan leiden tot een gevoel van uitputting. Net zoals je pauzes nodig hebt bij fysieke vergaderingen, zijn rustmomenten tussen virtuele vergaderingen essentieel om je hersenen te resetten.

Hoe voorkom je dit? Probeer tussen elke vergadering ten minste 5-10 minuten pauze te plannen. Gebruik deze tijd om van je scherm weg te stappen, even te rekken en strekken, of een korte wandeling te maken. Deze mini-breaks helpen om je concentratie te verbeteren en digitale vermoeidheid te verminderen.

3. Gebruik de ‘camera uit’-optie strategisch

Hoewel het gebruik van de camera nuttig is voor non-verbale communicatie, kan het ook bijdragen aan Zoom-moeheid. De constante druk om “gezien” te worden, kan vermoeiend zijn. Het voelt soms alsof je continu “on stage” staat, wat extra stress oplevert.

Hoe voorkom je dit? Overweeg om de camera alleen in te schakelen wanneer dat echt nodig is. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat deelnemers hun camera’s aanzetten tijdens het begin van de vergadering en deze vervolgens uitschakelen tijdens presentaties of brainstormsessies waarin visuele feedback minder belangrijk is. Dit geeft iedereen de ruimte om zich te ontspannen en hun ogen rust te geven.

4. Maak slim gebruik van agenda’s en doelen

Vaak raken virtuele vergaderingen inefficiënt door een gebrek aan structuur en focus. Dit kan leiden tot langere, onnodige sessies die bijdragen aan vermoeidheid.

Hoe voorkom je dit? Stel een duidelijke agenda op en deel deze vooraf met alle deelnemers. Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van de vergaderdoelen, zodat de vergadering gefocust blijft en niet langer duurt dan nodig is. Begin elke sessie met een korte samenvatting van de agenda en eindig met duidelijke actiepunten om de vergadering efficiënt af te ronden.

5. Experimenteer met verschillende vergader formaten

Het continu voeren van dezelfde soort vergaderingen kan bijdragen aan Zoom-moeheid. Het gebrek aan variatie maakt het moeilijker om gefocust en betrokken te blijven.

Hoe voorkom je dit? Denk eens aan verschillende vergader formaten om de monotonie te doorbreken. Gebruik bijvoorbeeld korte, staande vergaderingen (ook wel ‘stand-ups’ genoemd) voor snelle updates. Overweeg ook om sommige vergaderingen om te zetten naar audiogesprekken, zodat deelnemers kunnen rondlopen tijdens het gesprek. Een andere optie is om interactieve elementen toe te voegen, zoals polls of break-out rooms, om de betrokkenheid te vergroten.